سياسة الاستخدام

السياسات الموجودة في هذا الدليل تنطبق على الحسابات الخاصة بالجهات التابعة للأكاديمية العربية للعلوم والتكنولوجيا والنقل البحري، وعلى حسابات منسوبي المؤسسة ممن يمثل المؤسسة رسميا أو تدل معلوماته الشخصية على انتمائه للأكاديمية.

تعريفات

• مواقع التواصل الاجتماعي : هي مواقع تتيح للمستخدمين التواصل افتراضيا ومشاركة مختلف الأحداث مثل المناسبات اليومية، والقضايا السياسية والقضايا الاجتماعية. وهذا سهل عملية نشر المحتوى المرسل من المستخدم بصيغ عدة مثل النصوص والصور وملفات الفيديو. ومن الأمثلة على مواقع التواصل الاجتماعي Facebook, Twitter, Instagram, Linkedin, Youtube.
• أنماط الاتصال : هي عبارة عن نوع من البروتوكولات التي تحدد العلاقة ما بين المرسل والمستقبل. وفي هذا الدليل تم تقسيم أنماط الاتصال إلى نوعين وهما:
  • حساب أحادي التواصل - هو الحساب الذي من خلاله تستطيع الجهة نشر الأخبار فقط ولا تتفاعل مع الجمهور. يهدف هذا النوع من التواصل إلى تمكين الجهة من نشر الأخبار العامة مثل الفعاليات والإنجازات العلمية.
  • حساب ثنائي التواصل - هو الحساب الذي من خلاله تستطيع الجهة التواصل مع الجمهور والرد على استفساراتهم. هذا النوع من التواصل يهدف إلى الرد على استفسارات الجمهور وفتح قناة اتصال غير تقليدية معهم فتكون الجهة أكثر قربًا لهم وأكثر معرفة لمشكلهم.

تنقسم الحسابات بناءً على اعتبارات متعددة مثل مهام الجهة والمسميات الوظيفية وحاجات الجهة ومنسوبيها، وهي:

• حساب الجهة: هو الحساب الذي ينتمي للجهة التابعة للأكاديمية (كلية، عمادة، مركز...)، ويحمل اسم وشعار الجهة الرسمي.
• حساب المنصب الإداري : هو الحساب الذي من خلاله يستطيع المكلف الإداري التواصل مع الجمهور ليتسنى له الرد على الاستفسارات العامة، وهذا الحساب يرتبط بالمنصب الإداري بشكل دائم بمعنى أنه في حال انتهاء فترة التكليف الإداري للعضو الحالي فإن الحساب يستخدم من العضو الجديد .
• حساب شخصي: هو الحساب التابع لشخص بحيث يحمل اسمه الشخصي أو يوضح انتسابه للأكاديمية أو يستخدم صفته (أستاذ مساعد، أستاذ مشارك، عميد، وكيل، مدير مركز ...) ولا يمكن للمؤسسة التحكم به.

• تتولى أدارة الاتصال المؤسسي بالأكاديمية العربية للعلوم والتكنولوجيا والنقل البحري مهمة إدارة ومتابعة ومراجعة مواقع التواصل الاجتماعي الرسمية الخاصة بالمؤسسة بالتنسيق مع الجهات المختلفة المسئولة عن الصفحات. كما تتولى شرح هذه الوثيقة.
• تقوم إدارة الاتصال المؤسسي بتوفير المؤشرات والتقارير الدورية اللازمة لقياس أداء الصفحات الاجتماعية الخاصة بالأكاديمية بهدف متابعة الأداء والتعرف على مدى تأثير هذه الصفحات في إدارة سمعة المؤسسة وتحسين صورتها لدى المتابعين بالتعاون مع إدارة التسويق الاستراتيجي المسئولة عن الصفحة الرسمية الخاصة بالأكاديمية والتنسيق مع الجهات المختلفة المسئولة عن الصفحات الرسمية لمختلف الكيانات.

يمثل المحتوى الذى تنشره المؤسسة عبر مواقع التواصل الاجتماعي وجهة النظر الرسمية للمؤسسة. وبناء عليه تتمثل معايير إدارة الحسابات الاجتماعية فيما يلى:

• تتولى كل جهة مسئولة عن حساب نشر المحتوى والتأكد من صحة المعلومات وتتولى أدارة الاتصال المؤسسي متابعة المحتوى المنشور من قبل الجهات المختلفة ومخاطبة الجهة في حالة وجود ملاحظات تستجوب ذلك قد تصل إلى حذف المحتوى في حالة عدم تطابقه لشروط سياسة النشر من خلال مواقع التواصل الاجتماعي.
• يحق للمؤسسة ممثلة عنها أدارة الاتصال المؤسسي حذف أي مواد او تعليقات من شأنها أن تشكل مصدر تهديد للأمن الوطني او الفردي او ما يشكل انتهاكا لخصوصية الآخرين او الإساءة لهم او اية تعليقات تحتوى على تعديات ذات طبيعة شخصية او تتضمن لغة غير ملائمة. كما يحق للقائمين على صفحات الاكاديمية حذف او استبعاد المشاركين الذين لا يلتزمون بهذه الضوابط.

أ- حساب الجهة

• يعد حساب الجهة ملكًا خاصًا للأكاديمية.
• يجب الالتزام بعمل حساب واحد فقط لكل جهة .
• يتحمل مشرف حساب الجهة كافة المسئولية عما ينشر.
• يعتبر حساب الجهة حسابًا أحادي التواصل، او ثنائي التواصل ويكون قناة تواصل لنشر الأخبار العامة المعلقة بالجهة أو الفرع أو الكلية او المعهد من فعاليات وأنشطة وإنجازات اجتماعية وعلمية.
• يجب أن لا يتم عمل إعادة نشر للحسابات الشخصية أو حسابات المنصب الإداري، ويمكن إعادة النشر لحسابات الجهات الأخرى بالمؤسسة حين توفر محتوى له ارتباط يفيد متابعي حساب الجهة.
• عدم التسويق لجهات أخرى أو أشخاص خارج المؤسسة بإعادة نشر محتوى مشاركتهم.
• يجب على مشرف حسابات التواصل الاجتماعي الخاصة بالجهة أن يخصص الوقت المناسب لمراجعة حسابات التواصل الاجتماعي الخاصة بهذه الجهة يوميا مع إضافة محتويات جديدة مرة أسبوعيا على الأقل حتى يكون الحساب فعالاً بصورة نشطة.
• يجب على مسئول الجهة التأكد من أن المعلومات والمحتويات التي يتم نشرها على حسابات التواصل الاجتماعي مناسبة للجمهور وتعكس وجهة نظر ورؤية الجهة والأكاديمية.
• يجب أن يأخذ الشكل العام والمعلومات الشخصية للحساب الطابع الرسمي في العبارات والرسومات والصور المستخدمة بما لا يتنافى مع حقوق النشر الفكرية او يتنافى مع الأخلاقيات الخاصة بمكانة المؤسسة وقد تؤثر على سمعتها .
• في حالة الرد على الاستفسارات الخاصة بالبرامج التعليمية يجب الرجوع الى عمادات شئون الطلاب.
• وفى حالة الإعلان عن البرامج المختلفة يجب الرجوع الى مركز التسويق الاستراتيجي والمنوط بالخطة التسويقية لجميع البرامج داخل الأكاديمية.

الخطوات المتبعة في الرد على الاستفسارات والاستشارات الواردة عبر وسائل التواصل الاجتماعي:

• في حالة السؤال الخاص ( شخصي ) يتم الرد برسالة خاصة.
• في حالة السؤال الذى يهم شريحة كبيرة من المتابعين يتم الرد على الصفحة الرئيسية لتكون متاحة للجميع.
• في حالة وجود الاجابة على الموقع الرسمي للأكاديمية، يتم توجيه السائل للموقع مباشرة من خلال ارسال الرابط له.
• في حالة الإجابة التخصصية والتي تحتاج إجابة تفصيلية من إدارة ما، فيتم توجيه السائل لمركز الاتصال لتوفير الاجابة من الجهة المعنية.

ب- حساب المنصب الإداري

• يعد حساب المنصب الإداري ملكًا خاصًا للجامعة.
• يتحمل المكلف الإداري المسئولية الكاملة عما ينشر.
• يجب أن تكون درجة تأهيل وفهم الشخص المسئول عن الحساب عالية للموضوعات التي سيتواصل بشأنها ويناقشها مع الجمهور عبر مواقع التواصل الاجتماعي ويجب استشارة أدارة الاتصال المؤسسي أو الجهة المختصة في حالة عدم معرفة الرد المناسب اذا لزم الأمر.
• يجب أن يكون بث الأخبار والإعلانات الحصرية من خلال حساب الجهة وليس من حساب المنصب الإداري، ويمكن من خلال حساب المنصب الإداري عمل إعادة نشر لمحتوى حساب الجهة.

ج- حساب شخصي

• لا يجوز استخدام شعار الجامعة أو أرقام التواصل الخاصة بالجامعة أو أي معلومات خاصة بالجامعة في التعريف الشخصي.
• إذا عرّف الشخص نفسه في مواقع التواصل الاجتماعي كمنسوب للأكاديمية أو تم ذكر الصفة (أستاذ مساعد، أستاذ مشارك عميد، وكيل، مدير مركز ...) يجب توضيح أن الحساب يمثله كشخص ولا يمثل المؤسسة.
• لا يسمح بأن يتم التواصل باسم المؤسسة أو تمثيلها أبدا من خلال الحساب الشخصي، فلا يحق للمكلف الاداري التواصل مع الجمهور بصفته الإدارية من خلال حسابه الشخصي.
• لا يحق للشخص نشر الوثائق الخاصة بالمؤسسة من خلال حسابه الشخصي.
• لا يحق للشخص نشر الأخبار والإعلانات قبل أن تصدر عن الجهة المسئولة مثل الصفحة الخاصة بالأكاديمية التي تدار من قبل مركز التسويق الاستراتيجي أو صفحة الاعلام التي تدار من قبل إدارة الأعلام او صفحة العلاقات العامة والاتصال والتي تدار من قبل إدارة الاتصال المؤسسي.
نصب الإداري عمل إعادة نشر لمحتوى حساب الجهة.

د - ضوابط اختيار مشرف لإدارة حسابات مواقع التواصل الاجتماعي:

عند اختيار مشرف لإدارة حسابات التواصل الاجتماعي بالجهة من قبل الجهة الخاصة بالحساب (الشئون – العمادة - الكلية - المعهد – المركز - الإدارة) يتم تطبيق الشروط التالية:

• المهارات اللغوية التي يملكها.
• مستوى معرفته بمواقع التواصل الاجتماعي وإلمامه بطرق التواصل التي توفرها.
مدى استعداد الموظف للبقاء على اتصال مع الجمهور عبر قنوات التواصل الاجتماعي في أوقات محددة مسبقاً داخل وقت الدوام من العمل الرسمي وخارج أوقات الدوام الرسمي، والتعامل مع المواقف التي قد تتطلب رداً فورياً أو أي إجراء آخر في أي وقت من اليوم، وعلى مدار الأسبوع، (مع تعويضه بما يتناسب عن تأدية العمل في غير الأوقات الرسمية –الأجر الإضافي – أو الإجازات التعويضية).

مهام مشرف الحساب
تحدد مهام مشرف الحساب في إطار الأمور التالية:

• قيادة مهام تصميم وتنفيذ الاستراتيجيات والسياسات الخاصة بالمشاركات في حسابات التواصل الاجتماعي (سواء الخاصة بالجهة أو الخاصة بالمؤسسة ككل أو التي تتضمنها هذه الوثيقة)، وتصميم مؤشرات لقياس الأداء في الحسابات حسب ما هو موضح في هذه الوثيقة.
• إنتاج المحتوى الذي سوف يستخدم على مختلف مواقع التواصل الاجتماعي، مع التركيز على محتوى الوسائط المتعددة، الذي غالبا ما يتطلب التواصل مع مركز الوسائط المتعددة لعمل التصميمات والفيديوهات المختلفة و أقسام وإدارات الجهات المختلفة من أجل توفير المعلومات الضرورية لإنتاج المحتوى (والانتباه إلى حقوق الملكية الفكرية عند استخدام الوسائط المتعددة أو المعلومات).
• متابعة حسابات الجهة ومتابعة ما يذكره الجمهور عنها وما يتم نشره عن الجهة من أحداث وأنشطة وفعاليات، بالإضافة إلى تحليل ما يتم رصده، وتقديم تقارير لإدارة الجهة مع مقترحات التطوير إن وجدت. ورفع نسخة الجهة المسئولة عن الإشراف على خطط وسياسيات استخدام مواقع التواصل الاجتماعي بالمؤسسة والتي تتمثل في أدارة الاتصال المؤسسى.
• قياس مؤشرات الأداء الخاصة بالجهة (الكلية- المعهد- لإدارة- العمادة) بشكل دوري (بناء على خطة زمنية يتم الاتفاق عليها على حسب نشاط الحساب) وعمل تقارير بذلك وتحليلها والرفع الى الجهة الخاص بها الحساب حتى تتم الاستفادة منها، وإرسال نسخة منها إلى الجهة المسؤولة عن الإشراف على خطط وسياسات استخدام مواقع التواصل الاجتماعي بالمؤسسة وتتمثل في أدارة الاتصال المؤسسي.

ه - ضوابط إنشاء حساب فرعي

قد تستدعي الحاجة لإنشاء حساب فرعي لتغطية مناسبة (مثل مؤتمر أو مسابقة) ولهذا لابد من مراعاة الأمور التالية:

• نوع الحساب يخضع إلى شروط وضوابط أنواع الحسابات المذكورة سابقاً.
• عند تعيين مشرف على الحساب الفرعي فإنه يخضع لشروط المشرف على الحساب كما ذكر سابقاً.
• عندما يكون لدى الجهة برنامج متخصص أو خدمة معينة لها جمهور عريض، أو تسلسل هرمي كبير مما يتطلب وجود عدة حسابات رسمية تابعة لها، في مثل هذه الحالات تحتاج هذه الجهة أن يكون هناك تنسيق مع الجهة المسؤولة عن الإشراف على خطط وسياسات استخدام مواقع التواصل الاجتماع بالمؤسسة وتتمثل في أدارة الاتصال المؤسسي في الآلية المتبعة حتى لا تتعارض رسالة الجهة من حيث التحديثات والأخبار ولضمان تناسق الرسائل التي يتم بثها.
• عند الانتهاء من الحساب الفرعي المؤقت لابد من التنسيق الجهة المسئولة عن الإشراف على خطط وسياسات استخدام مواقع التواصل الاجتماع بالمؤسسة من أجل الاستفادة من المحتويات التي تم تقديمها فيها وتتمثل في إدارة الاتصال المؤسسي.

و- ضوابط فتح حساب رسمي من قبل الجهات التابعة للأكاديمية العربية للعلوم والتكنولوجيا والنقل البحري

تشتمل سياسة استخدام قنوات التواصل الاجتماعي على مجموعة من الشروط والمعايير الواجب مراعاتها عند فتح أي حساب رسمي من قبل الجهات التابعة للأكاديمية السابق ذكرها كما توضح السياسة كيفية إدارة تلك المواقع بشكل امن وفعال وضمان أعلى مستويات الشفافية والوضوح في التواصل مع المتابعين مع مراعاة تطبيق شروط ومعايير استخدام قنوات التواصل الاجتماعي التالية:

• تسجيل بيانات الحساب الجديد او الحالي لدى إدارة الاتصال المؤسسي من خلال نموذج تم رفعه على الموقع الإلكتروني الخاص بالأكاديمية
• تتولى كل جهة ترغب في فتح حساب على مواقع التواصل الاجتماعي مسؤولية الإشراف عليه.
• ضرورة ذكر أسم المؤسسة مع الجهة المسئولة عن الحساب (كلية/ العمادة/ المعهد/ الشئون/ الإدارة/ المركز ....)
• مثال : الأكاديمية العربية للعلوم والتكنولوجيا والنقل البحري - كلية الإدارة والتكنولوجيا AASTMT College of Management & Technology
• ضرورة وضع شعار الاكاديمية على الCover photo الخاص بالحساب او الصفحة
• مراعات ان يدل اسم المستخدم على الجهة (مثال الحروف الأولى للجهة )
• وضع المعلومات الأساسية في الملف الشخصي الخاص بالحساب (الاسم باللغة العربية – البريد الإلكتروني – الموقع الإلكتروني).
• اللغة الرسمية لجميع الحسابات هي اللغة العربية (واستخدام اللغة الإنجليزية اختياري)
• استخدام الصور الرسمية للمؤسسة.
• يجب أن يلتزم كل المحتوى الذي يتم تحميله على صفحات وسائل التواصل الاجتماعي بإرشادات التحرير والعلامة التجارية للأكاديمية.
• التأكد من موافقة الشخصيات على نشر صورهم .
• استمرارية التفاعل مع المتابعين وان تكون المعلومات ذات قيمة إخبارية
• استخدام اللغة الفصحى والتأكد من خلو المحتوى من أي أخطاء لغوية او معلومات والتصحيح الفوري حال اكتشاف ذلك.
• عدم استخدام الحسابات لغايات شخصية.
• ضرورة إبلاغ إدارة الاتصال المؤسسي في حال تم اختراق حساب الجهة ليتم ابالغ المتابعين من خلال موقع الجامعة الرسمي. وليتم التواصل فورا مع المختصين لاسترجاع الحساب .
• عدم فتح رسائل او روابط مشبوهة كونها قد تحتوى على فيروسات .
• ضرورة تجنب استخدام الرسائل المباشرة في حساب الجهة الرسمي لتجنب الاختراقات الأمنية للحساب.
• وضع هاشتاج موحد لجميع ما يتم نشره #AASTMT

ي-ضوابط حذف حسابات مواقع التواصل الاجتماعي:

عند رغبة الجهة في حذف حساب من حساباتها في مواقع التواصل الاجتماعي، تطبق البنود التالية:

• لا يتم الحذف أو التعطيل بصورة مفاجئة وإنما ينبغي أن يكون ذلك تدريجيا عبر إبلاغ قرار الحذف أو التعطيل إلى المستخدمين عبر الموقع الالكتروني الرسمي وعلى نفس الحساب قبل تنفيذه بوقت مبكر بحيث لا يقل عن شهرين والتنسيق وضرورة ابلاغ أدارة الاتصال المؤسسي ويتم غلق الصفحة بمعرفة الجهة التي انشأتها.
• اتخاذ الترتيبات اللازمة حتى تتولى قنوات التواصل الاجتماعي الأخرى التعامل مع الخدمات التي كانت تقدم عبر الحساب الذي سوف يتم إغلاقه.
• يحق للأكاديمية حذف أي حساب لا يتبع سياسة استخدام وسائل التواصل الاجتماعي.

• لا يمكن التحدث الرسمي باسم الأكاديمية بدون قرار إداري صريح من رئاسة للأكاديمية يسمح بذلك، وما يتم مشاركته قد ينعكس إيجابا أو سلبا على سمعة المؤسسة أو الجهة التي ترتبط بها.
• يجب عدم نشر الوثائق أو المعلومات التي تصنف على أنها سرية أو سرية للغاية.
• يجب عدم نشر الوثائق التي تتعلق بالأكاديمية في مواقع التواصل الاجتماعي إلا بعد التنسيق مع المسئول بإدارة الاتصال المؤسسي ويجب تذكُّر أن ما يتم نشره يبقى متاحًا وليس بالإمكان التراجع عما تم نشره حتى لو تم إعادة صياغته أو حذفه.
• يجب التأكُّد من المعلومة قبل النشر وربطها بالمصدر وأن المعلومة ضمن نطاق المسئولية، حيث ان الجهة المسئولة عن النشر تتحمل مسئولية ما تقوم بنشره.
• يجب مراعاة قانون حماية الحقوق الفكرية رقم ٨٢ لسنه ٢٠٠٢ وتعديلاته .
• ويجب مراعاة قانون رقم ١٧٥ لسنة ٢٠١٨ بشأن مكافحة جرائم تقنيه بجمهورية مصر العربية دولة المقر والالتزام بتطبيق ما ذكر فيه.
• لا تجوز الإساءة إلى أي شخص أو متابعة حسابات عنصرية أو إباحية أو حسابات تثير الفتن أو تتعارض مع سياسات الدولة، أو تتعارض مع مصالح المؤسسة.
• يجب ألاَّ يستغل المنصب الإداري في المصالح الشخصية
• يحظر نشر أي إشارة أو تعليق يحتوي على استهانة بالمعتقدات الدينية أو الطائفية أو الإساءة إليها.
• يحظر نشر أي محتوى ينطوي على تشهير أو قذف أو تمييز.
• يحظر نشر المحتوى والمشاركات التي تدعم أو تحرض على القيام بأنشطة غير قانونية.
• يحظر نشر معلومات كاذبة وغير موثوقة.

تتوقع المؤسسة من موظفيها المشاركين في الحسابات الرسمية التابعة للجامعة على مواقع التواصل الاجتماعي ان يقوم بالتأكد من تحديث المحتوى وصحته بشكل يومى حيث يعتبر نشر محتوى 3-5 مرات أسبوعيا من أفضل الممارسات على مواقع التواصل الاجتماعي. وسيتم توجيه الحساب الذى لا يقوم بأى نشاط على هذه المواقع لمدة 30 يوم أو أكثر بإلغاء تفعيله.

ملحوظة هامة :
يستثنى من اتباع هذه الإجراءات صفحات المجموعات الخاصة المغلقة Private closed groups .
في حالة صفحات المجموعات المفتوحة للجمهور open groups يتم الالتزام بسياسة استخدام التواصل الاجتماعي الموضحة بالوثيقة.